SYARAT DAN KETENTUAN

Layanan Informasi Publik PPID

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Tanggal berlaku: [tanggal/bulan/tahun]
Terakhir diperbarui: [tanggal/bulan/tahun]

1. Pendahuluan

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) berkomitmen untuk memberikan layanan informasi publik secara transparan, mudah, cepat, tepat waktu, dan bertanggung jawab.

Dalam memberikan layanan informasi publik melalui situs web, aplikasi, maupun kanal layanan lainnya, PPID dapat melakukan pemrosesan Data Pribadi pengguna layanan.

Ketentuan ini menjelaskan bagaimana Data Pribadi dikumpulkan, digunakan, disimpan, dilindungi, dan dikelola dalam penyelenggaraan layanan informasi publik.

2. Dasar Hukum

Pemrosesan Data Pribadi dalam layanan informasi publik dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan, antara lain:

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
2. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi;
3. Peraturan Komisi Informasi mengenai Standar Layanan Informasi Publik;
4. Peraturan perundang-undangan lain yang berkaitan dengan penyelenggaraan layanan informasi publik dan pelindungan Data Pribadi.

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan dasar pemrosesan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, termasuk apabila diperlukan untuk pelaksanaan tugas dalam rangka pelayanan publik, pemenuhan kewajiban hukum, atau berdasarkan persetujuan Subjek Data Pribadi.

3. Pengendali Data Pribadi

Pengendali Data Pribadi: Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Unit layanan: Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

Alamat: [Alamat resmi Dinas]

Email: [Email resmi PPID]

Telepon: [Nomor resmi]

4. Data Pribadi yang Dikumpulkan

Dalam penyelenggaraan layanan informasi publik, data yang dapat dikumpulkan antara lain:

• nama;
• nomor identitas, apabila diperlukan sesuai ketentuan layanan;
• alamat/email;
• nomor telepon;
• instansi/organisasi;
• informasi mengenai permohonan informasi;
• data akun pengguna, apabila layanan menggunakan akun;
• data komunikasi atau korespondensi dengan PPID;
• data teknis penggunaan situs/aplikasi yang diperlukan untuk keamanan dan pengoperasian sistem.

PPID hanya mengumpulkan Data Pribadi yang relevan dan diperlukan untuk tujuan layanan yang diberikan.

5. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Data Pribadi diproses untuk tujuan:

1. menerima dan memproses permohonan informasi publik;
2. melakukan verifikasi dan komunikasi dengan Pemohon Informasi;
3. memberikan tanggapan dan/atau informasi yang dimohonkan;
4. mengelola keberatan dan layanan terkait informasi publik;
5. melakukan pencatatan, dokumentasi, monitoring, dan evaluasi layanan;
6. meningkatkan kualitas layanan informasi publik;
7. menjaga keamanan dan mencegah penyalahgunaan situs/aplikasi;
8. memenuhi kewajiban hukum dan administrasi Badan Publik.

6. Legalitas dan Dasar Pemrosesan

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan secara terbatas, spesifik, sah secara hukum, transparan, sesuai tujuan pemrosesan, serta dengan memperhatikan hak Subjek Data Pribadi.

Apabila pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan persetujuan, PPID akan meminta persetujuan secara tertulis atau terekam, termasuk secara elektronik, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Untuk pemrosesan yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan pelayanan publik atau pemenuhan kewajiban hukum, pemrosesan dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7. Penggunaan dan Pengungkapan Data Pribadi

Data Pribadi tidak digunakan untuk tujuan yang tidak sesuai dengan tujuan pengumpulannya.

Data Pribadi hanya dapat diakses atau diberikan kepada pihak yang memiliki kewenangan dan/atau berdasarkan dasar hukum yang sah.

Dalam hal terdapat kewajiban untuk memberikan Data Pribadi kepada pihak lain berdasarkan peraturan perundang-undangan, PPID akan memberikan data sesuai dengan kewenangan dan ketentuan yang berlaku.

Data Pribadi yang termasuk informasi yang dikecualikan berdasarkan ketentuan keterbukaan informasi publik tidak dipublikasikan kepada masyarakat.

8. Retensi Data Pribadi

Data Pribadi disimpan selama diperlukan untuk tujuan pemrosesan, penyelenggaraan layanan, pemenuhan kewajiban hukum, serta sesuai dengan ketentuan retensi arsip dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Jangka waktu retensi untuk masing-masing jenis dokumen dapat mengikuti Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Setelah masa retensi berakhir, Data Pribadi dihapus atau dimusnahkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, kecuali terdapat ketentuan lain yang mengharuskan data tetap disimpan.

9. Keamanan Data Pribadi

PPID menerapkan langkah teknis dan organisatoris yang diperlukan untuk melindungi Data Pribadi dari:

• akses yang tidak sah;
• pengungkapan yang tidak sah;
• perubahan atau manipulasi;
• penyalahgunaan;
• kehilangan;
• kerusakan; dan/atau
• pemrosesan yang tidak sesuai dengan tujuan.

Akses terhadap Data Pribadi diberikan berdasarkan kewenangan dan kebutuhan pelaksanaan tugas.

10. Hak Subjek Data Pribadi

Subjek Data Pribadi memiliki hak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, antara lain hak untuk:

1. mendapatkan informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi;
2. mengakses Data Pribadi;
3. memperbaiki atau melengkapi Data Pribadi;
4. mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi dalam kondisi yang diperbolehkan oleh peraturan perundang-undangan;
5. menarik kembali persetujuan apabila pemrosesan dilakukan berdasarkan persetujuan;
6. mengajukan keberatan terhadap keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis/profiling dalam kondisi yang diatur peraturan perundang-undangan; dan
7. menggunakan hak lainnya sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi.

Pelaksanaan hak tersebut dapat dibatasi apabila terdapat ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur lain.

11. Cookies dan Data Teknis

Situs/aplikasi PPID dapat menggunakan cookies atau teknologi sejenis serta mengumpulkan data teknis tertentu untuk:

• menjaga keamanan sistem;
• memastikan fungsi situs/aplikasi berjalan dengan baik;
• meningkatkan kualitas layanan; dan
• memperoleh informasi statistik penggunaan layanan.

Penggunaan cookies yang memerlukan persetujuan akan diinformasikan kepada pengguna sesuai ketentuan yang berlaku.

12. Tautan ke Situs atau Aplikasi Pihak Ketiga

Situs/aplikasi PPID dapat memuat tautan menuju situs atau layanan pihak ketiga.

Pengelolaan Data Pribadi pada situs atau layanan pihak ketiga tersebut mengikuti kebijakan privasi masing-masing pengelola.

Pengguna disarankan membaca kebijakan privasi pada situs pihak ketiga sebelum memberikan Data Pribadi.

13. Kegagalan Pelindungan Data Pribadi

Dalam hal terjadi kegagalan Pelindungan Data Pribadi yang memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan, Badan Publik akan melakukan penanganan dan pemberitahuan sesuai ketentuan yang berlaku.

14. Perubahan Syarat dan Ketentuan

Syarat dan Ketentuan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan layanan, teknologi, kebijakan, dan/atau peraturan perundang-undangan.

Apabila terdapat perubahan informasi pemrosesan Data Pribadi yang memerlukan pemberitahuan kepada Subjek Data Pribadi, pemberitahuan akan disampaikan sebelum perubahan tersebut berlaku sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Tanggal pembaruan terakhir: [tanggal/bulan/tahun]

15. Kontak Layanan

Untuk pertanyaan, permintaan, atau pengaduan terkait pemrosesan Data Pribadi, pengguna dapat menghubungi:

PPID Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Alamat: [alamat]

Email: [email PPID]

Telepon: [nomor telepon]

Situs: [alamat situs]